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机电部


机电工业科学技术研究档案管理暂行规定

1990年8月30日，机电部

第—章 总 则
第—条 为了加强机械电子工业科学技术研究档案（以下简称科研档案）的管理， 充分发挥科研档案在机械电子工业发展和社会主义现代化建设中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术挡案工作条例》、 《科学技术研究档案管理暂行规定》和《机械电子工业档案工作暂行条例》，结合科研工作的特点，特制定本规定。
第二条 科研档案是机械电子工业挡案的重要组成部分， 是机械电子工业在新理论、新技术、新产品、新设计、新工艺、 新材料等科学研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的， 并按归挡要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）系统工程研制档案、 产品研制档案、专题科研档案等。
第三条 机械电子工业科研档案， 是机械电子科学技术研究活动的真实记录，是科学技术重要的信息资源，是国家的宝贵财富， 各单位必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用
第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分， 是科研活动的重要环节，各单位必须把科研档案工作纳入科研管理工作，与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合，实行科研工作与建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步； 检查计划进度与检查科研文件材料的形成同步；验收、 鉴定科研项目与验收鉴定科研档案材料同步； 上报科技成果评奖或科技人员评定技术职务与档案部门（综合档案部门，下同）出具已归档合格证明同步。
第五条 科研档案工作要列入本单位的发展计划，对经费、库房、 设备和人员配备等工作条件，应给予保证。按国档发〔1987〕6号文件规定，即每年从本单位科研经费总额中拨出一定数额作为科研档案工作经费。

第二章 科研文件材料的形成与归档
第六条 科研文件材料的形成、积累、整理、归档是科技人员的职责。监督、 检查和指导科技人员做好科研文件材料的归档工作是档案人员的责任。应分别纳入各自的职责范围， 作为检查科研管理水平和考核科技人员工作的依据之一。
第七条 科研文件材料的归档范围， 应包括从科研立题开始到成果推广应用等全过程形成的全部文件材料（见附件一）。
第八条 科研文件材料归档的要求
（一）实行由科研项目负责人立卷归档的制度。 科研项目结束或告一段落时，项目负责人必须把具有保存价值的科研文件材料收集齐全， 并系统整理立卷，经审核后移交档案部门保管，任何人不得私自留存。
（二）归档的科研文件材料，必须字迹工整，格式统一， 图像清晰，签字手续完备，装订整洁美观。
（三）以纸张为载体的科研文件材料， 必须纸质优良或用统一稿纸书写。禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，以利长期保存。
（四）归档份数。凡是原始资料，各种文件材料手稿及正本， 一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。报告、论文等可随手稿多归档1～2份，以便保护原件。
（五）归档时间。一般科研项目在技术鉴定或设计定型时归档， 复杂的、周期长的科研项目可分阶段归档；理论研究项目在论文、 著作定稿后归档；中断和负结果的重要项目，在批准停止研制时归档。
（六）凡几个单位协作的项目， 由主办单位负责立卷归档保存一套完整的档案。协作单位保存自己所承担的部分任务中所形成的科研文件材料，并复制一套送交主办单位保存。
（七）为确保文件材料的完整性，有关科研项目的任务书、 协议书、合同、会议纪要、鉴定文件、移交文件、受奖文件、 报告及批复等重要文件，由承办单位随时移交档案部门归档。
第九条 科研文件材料归档工作程序
（一）科研任务确定后， 由科研项目负责人提出“科研文件材料归档计划表”（见附件二）。经科技、标准化、档案等部门会签， 主管科研的领导（总工程师）批准后纳入科研工作计划，作为考核归档的依据。
（二）按“四同步’管理要求， 将形成的科研文件材料归档计划表中规定的内容逐条落实到具体人。科技人员根据归档计划进度，按照ＳＪ207《设计文件的管理制度》（部标）、《科技文件编写格式规定》等， 认真执行。
（三）科研任务完成后， 根据《科研文件材料归档计划表》规定的内容，由立卷人将已形成的科研文件材料， 按照立卷归档的要求组成保管单位，经档案部门检查合格后，方可申报科研成果鉴定。
（四）成果鉴定时， 鉴定委员会内应设立“科研文件材料审查组”由档案部门人员参加，负责科研文件材料的完整性、准确性、系统性的审查，并提出《科研文件材料审查报告》， 由鉴定委员会审定后将审定结论写入《科技成果鉴定证书》。
（五）鉴定、视同鉴定或验收后， 由归档部门填写科技文件材料交接清单，将应归档的全部科研文件材料，向档案部门办理归档手续， 经交接双方签字后留一份存查。

第三章 科研档案的管理
第十条 档案部门在接收档案时，要依据交接清单仔细核对， 并检查案卷质量、签字手续等，发现问题立即解决。档案接收后， 要按照国家和上级主管部门的档案分类办法进行分类、编目、登记、排架、建帐、建卡、入库保管。
第十—条 绝密级档案应单独登记，由专人保管。 在一定时期内不宜交流的专利项目档案材料，亦可按密级档案保管。照片、 磁带档案应放在特制的密封盒、胶片页夹和影集内保管。
第十二条 科研档案的底图一经归档，即不允许随便改动， 确因技术上的要求需要更改时，必须严格履行批准手续。
第十三条 科研档案的鉴定， 应根据其历史和现实科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步等的用，定期进行价值的鉴定。
鉴定内容包括对科研档案进行整体鉴定和重新确定保管期限， 调整密级，以及对无保存价值的档案批准销毁等。 并将鉴定总结报上级有关档案主管部门备案。
一、对科研档案进行整体鉴定， 以一个项目的全套科研档案为单元，按照项目的来源与作用、科技水平、经济效益、 社会需求和历史意义等价值确定。
二、以每个案卷为单元，根据内容，确定其保管期限。
三、科研档案的密级， 应按上级颁发的有关保密工作规定具体划定。对已保存的科研档案的密级，要定期进行调整，并做好解密降密工作。 对保管期限已满确无保存价值的档案应予以剔除。
对于虽无现实使用价值，但尚能反映本单位科研历史面貌的档案， 可参照下列原则处理：
（一）成套设计文件（底图），除保留随机运用文件、 产品标准（总技术条件）、总装配图、主要的调试细则、关键工艺的底图外， 其余底图及所有复印图均可销毁。
（二）重要的技术性文件（原稿）、计算数据、录音、录像带、 计算机盘片、实物照片等可保留一套，其余可销毁。
（三）经鉴定后保留的科研档案，应重新组卷， 列为永久性科研档案予以妥善保管。
第十四条 科研档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。 科研档案保管期限的划分原则是：凡属于国家重要科研成果或对机械电子科学技术发展，工作查考， 经验总结等具有长远利用价值的科研档案均应永久保存；凡是在一定时期内具有利用，查考价值的科研档案， 应酌情定长期或短期保存。介于两种保管期限之间的科研档案一律从长保存。 长期保存期限为15～50年左右，短期保存期限为15年以下。
第十五条 销毁档案，应造具清册，经单位领导批准，指定2人以上监销。监销人员应在销毁清册上签字，并报上级主管机关备案。 档案部门在档案销毁后，应及时在相应的检索工具中注明。 库存档案未经鉴定和履行批准手续，严禁销毁。
第十六条 档案部门必须建立健全统计工作制度。 （按照机电部办公厅机办〔1988〕202号文件规定执行）。科研档案的统计要做好平日的准备和积累工作， 要定期将统计结果汇总报送上级主管部门和所在地区档案管理机关。
档案部门根据统计数字，进行分析，从中评价各项工作效能， 提出存在问题和改进措施，并提供领导及时决策。
第十七条 科研档案库房的管理，必须达到防盗、防火、防光、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温、防磁的要求，并要定期进行安全检查， 对破损档案要及时修补和复制。

第四章 科研挡案的开发利用
第十八条 各单位要按照《中华人民共和国档案法》的规定， 定期开放档案部门保管的档案，有控制的开架阅览， 以最大限度地满足利用者的需要。
第十九条 各单位要积极开发科研档案信息资源， 主动地开展编研工作，编制必要的检索工具和参考资料，如简介、报导、文摘、汇编、手册、史料等，变被动服务为主动服务。
第二十条 档案部门要根据科研管理保密要求和便于利用档案的原则，建立健全科研档案的借阅、复制、转让等有关制度。 积极开展咨询服务工作。
第二十—条 要积极开展科研档案的有偿转让工作， 各单位要在不损害本单位利益和保密的原则下，对外提供交流信息， 以提高科研挡案的经济效益和社会效益。
第二十二条 对开发利用科研档案所取得的经济效益和社会效益， 要注意搜集实例。 对科研归档工作做出重要贡献和保护科研档案有显著成绩的， 对开发科研挡案信息资源做出成绩和提供科研档案获得显著效益的，本单位应给予表彰和奖励（经费从本单位的奖金中扣除一定数额作为奖励资金）。对取得档案科研成果者， 要按机械电子工业部颁发的《机械电子工业科学技术进步奖励办法》和国家档案局颁发的《国家档案局科学技术进步奖励办法》的规定，给予申报。
第二十三条 对于损毁、丢失或擅自销毁科研档案者； 将公务活动中形成的科研文件材料据为己有者；违反档案保密制度，私自提供、 抄录、复制、转借和扩散科研档案内容，造成失泄密事故或造成经济损失者； 非法倒卖科研档案或擅自公布科研档案者； 伪造或涂改科研档案造成严重损失或事故者，应给予行政处分或经济处罚，以至追究刑事责任。

第五章 附 则
第二十四条 本暂行规定由机械电子工业部办公厅负责解释。
第二十五条 本暂行规定自发布之日起执行。
附件—
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│ 序号 │ 文件材料名称 │ 保管期限 │
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│（一）│科研依据性文件材料 │ │
│ 1 │研制课题任务书、设计任务书 │永久 │
│ 2 │任务说明书 │永久 │
│ 3 │任务论证书、战术技术论证书 │永久 │
│ 4 │任务招标书、任务投标书 │永久 │
│ 5 │任务协议书、任务合同书 │永久 │
│ 6 │技术性会议纪要 │长期 │
│ 7 │有关课题任务的请示报告及批复 │长期 │
│ 8 │调研报告、可行性研究报告 │长期 │
│ 9 │方案设想 │永久 │
│ 10 │方案论证报告 │永久 │
│ 11 │方案说明 │永久 │
│ 12 │国内外调研及考察报告 │短期 │
│ 13 │国内外同类项目的技术发展水平综述或对比 │短期 │
│ 14 │新型的、特殊的、关键性的设备、仪器、仪表、元器件 │短期 │
│ │的研制计划及外购件、外协件的申请 │ │
│ 15 │标准化综合要求 │短期 │
│ 16 │专题研究计划、专题研究任务书 │短期 │
│ 17 │分系统接口关系、监控要求、环境条件要求 │长期 │
│ 18 │分系统任务分工、计划进度、经费预分方案 │短期 │
│ 19 │引进设备、仪器、器材计划与要求 │长期 │
│ 20 │有关课题任务及课题方案的录音、录像带 │长期 │
│ 21 │选站建站要求 │短期 │
│（二）│专题研究、试验文件材料 │ │
│ 1 │专题研究实验记录 │短期 │
│ 2 │专题研究实验报告 │长期 │
│ 3 │专题研究技术总结 │长期 │
│ 4 │试验数据及分析 │长期 │
│ 5 │方案修订说明 │短期 │
│ 6 │对战术技术指标的调整意见 │短期 │
│ 7 │各种试验大纲、试验报告 │长期 │
│ 8 │阶段总结、技术总结 │永久 │
│ 9 │模拟，体制试验计划 │短期 │
│ 10 │模拟、体制试验报告 │长期 │
│ 11 │模拟、体制试验总结 │长期 │
│ 12 │模拟、体制试验鉴定文件 │长期 │
│ 13 │模拟试验样机的鉴定文件 │长期 │
│ 14 │专题、模拟试验的录音、录像带 │长期 │
│ 15 │课题撤销或中断通知书 │长期 │
│（三）│技术设计性文件材料 │ │
│ 1 │产品标准（总技术条件）、技术条件、调试说明 │永久 │
│ 2 │技术说明书、使用说明书 │永久 │
│ 3 │设计方案报告 │长期 │
│ 4 │设计说明及计算书 │长期 │
│ 5 │电路、结构、工艺关键问题解决方案 │长期 │
│ 6 │设计试验记录 │短期 │
│ 7 │设计报告、试验报告 │长期 │
│ 8 │产品履历书、合格证 │长期 │
│ 9 │整机、成套设备产品标准 │永久 │
│ 10 │各种调试说明 │永久 │
│ 11 │各种检查表、接线表 │永久 │
│ 12 │总文件目录、各种汇总表、明细表 │永久 │
│ 13 │总布置图、方框图、信息流程图、电原理图、逻辑原理 │永久 │
│ │图、接线衅、线扎图、线缆连接图 │ │
│ 14 │整机、成套设备安装图 │永久 │
│ 15 │机械原理图、机械传动图 │永久 │
│ 16 │各种外形图 │永久 │
│ 17 │各种零件图、装配图 │长期 │
│ 18 │计算机软件 │长期 │
│ 19 │设计更改通知单（更改命令）等 │长期 │
│（四）│试生产、工艺文件材料 │ │
│ 1 │生产性试制方案 │长期 │
│ 2 │试生产准备工作报告 │短期 │
│ 3 │试生产所需仪器、设备情况报告 │短期 │
│ 4 │各种原始记录及统计分析报告 │短期 │
│ 5 │部件、分机、整机测试报告 │长期 │
│ 6 │试生产工艺方案、工艺总结、工艺审查报告 │长期 │
│ 7 │零件及装配工艺过程卡 │长期 │
│ 8 │热处理工艺卡 │长期 │
│ 9 │油漆涂复工艺卡 │长期 │
│ 10 │电镀及化学涂复工艺卡 │长期 │
│ 11 │检验卡 │长期 │
│ 12 │工艺说明、专用工艺装置说明 │长期 │
│ 13 │外协件明细表 │长期 │
│ 14 │材料消耗工艺定额综合明细表 │长期 │
│ 15 │工时、设备台时工艺定额综合明细表 │长期 │
│ 16 │专用工装、设备、仪器的设计图纸 │长期 │
│ 17 │生产性试制总结 │永久 │
│ 18 │产品试用的情况报告 │长期 │
│ 19 │设计定型鉴定会议的全部文件及声像资料 │长期 │
│ 20 │产品试生产、工艺试验、产品试用的录音、录像带 │长期 │
│ 21 │产品试用的声像材料及用户试用的报告 │长期 │
│ 22 │产品停产、转产通知书 │永久 │
│（五）│系统联试文件材料 │ │
│ 1 │联试大纲 │短期 │
│ 2 │联试计划与要求 │短期 │
│ 3 │系统技术说明和使用说明书 │永久 │
│ 4 │设备安装架设技术条件及其说明 │长期 │
│ 5 │设备开通试验记录 │长期 │
│ 6 │成套设备性能指标测试数据及其分析材料 │长期 │
│ 7 │成套设备可靠性试验报告 │长期 │
│ 8 │联试中解决重要技术问题的记录与专题报告 │长期 │
│ 9 │联试技术会议纪要 │长期 │
│ 10 │联试中的数据处理与分析材料 │长期 │
│ 11 │联试总结报告 │长期 │
│ 12 │设备参加联试的声像材料 │长期 │
│（六）│签定验收文件材料 │ │
│ 1 │鉴定申请报各及批复 │永久 │
│ 2 │研制工作总结报告 │永久 │
│ 3 │可靠性设计报告 │长期 │
│ 4 │质量控制与分析报告 │长期 │
│ 5 │例行试验报告 │长期 │
│ 6 │性能测试报告 │长期 │
│ 7 │工艺审查报告 │长期 │
│ 8 │标准化审查报告 │长期 │
│ 9 │经济分析（成本核算）报告 │长期 │
│ 10 │元器件、原材料认定供应情况报告（军品专用） │长期 │
│ 11 │环境保护措施报告 │长期 │
│ 12 │关键性技术专题报告 │长期 │
│ 13 │测试仪器设备情况报告 │长期 │
│ 14 │必要的工艺文件 │长期 │
│ 15 │用户使用情况报告 │长期 │
│ 16 │鉴定证明书及鉴定会议纪要 │永久 │
│ 17 │样机、样品，照片、录音带、录像带、光盘等材料 │永久 │
│ 18 │设计定型文件齐套性审查报告 │长期 │
│（七）│成果申报及推广应用文件材料 │ │
│ 1 │科研成果申报表及其附件 │长期 │
│ 2 │必要的技术报告及说明材料 │长期 │
│ 3 │成果获奖证书、奖牌、奖状、奖章的原件或影印件 │永久 │
│ 4 │申请专利、发明的报告及批复 │永久 │
│ 5 │专利及发明证书、公证书的原件或影印件 │永久 │
│ 6 │推广应用方案、总结 │长期 │
│ 7 │推广应用的经济效益及社会效益证明材料 │长期 │
│ 8 │技术成果转让合同、协议书 │永久 │
│ 9 │对研制项目有重要价值的函件 │长期 │
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附件二 科研文件材料归档计划表
项目名称： 预计完成日期：
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┃ 序 ┃ ┃ ┃ 审批 ┃ ┃
┃ ┃ 技术文件名称 ┃拟稿人┣━━━┳━━━━┳━━━━━┳━━┫备注┃
┃ 号 ┃ ┃ ┃专业组┃ 室主任 ┃ 总工程师 ┃会签┃ ┃
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┃1 ┃研制任务书 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃2 ┃合同（或协议书） ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃3 ┃实物照片 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃4 ┃技术方案论证 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃5 ┃设计与计算 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃6 ┃测试记录（重要） ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃7 ┃技术条件（产品标准） ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃8 ┃测试报告 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃9 ┃技术总结 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃10┃图纸 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃11┃技术使用说明书 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃12┃鉴定测试报告 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃13┃科研文件材料审查报告 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃14┃技术鉴定证书 ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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┃15┃其他文件（包括来往公文）┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃ ┃
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项目负责人签名： 室主任： 标准化： 档案室：
注：1. 本表于课题确定后，由项目负责人编写，作为编制计划归档齐套的
依据和鉴定时的必备文件。
2. 本表“技术文件名称”栏可根据研制课题文件材料的实际情况填写。
3. 本表一式三份（自存，档案室，计划科各一份）。